Desde el pasado 19 de abril se inició la implementación del Registro de Beneficiario Final de las Sociedades Mercantiles, lo que requiere la actualización de la información del Beneficiario Final de las sociedades.
Se considera beneficiario final (BF) de una sociedad mercantil a:
a) La persona o personas naturales en cuyo nombre se realiza una operación.
b) La persona o personas naturales que en último término tienen la propiedad o controlan a un cliente, incluyendo a la persona o personas naturales que ejercen la propiedad o control a través de una cadena de titularidad o de otros medios de control distintos del control directo.
El término de propiedad se refiere tanto a la propiedad ejercida de hecho, como a la obtenida a través de medios legales. El término control trata sobre la capacidad de tomar e imponer decisión relevante, cuando esta se ejerce tanto por medios formales como informales.
Para identificar quien es el beneficiario final en una sociedad mercantil se debe analizar la situación legal caso por caso, sin embargo algunos de los criterios para determinar al beneficiario final son: la persona natural que posea un porcentaje igual o mayor al 25% del capital social; la persona natural que tenga poder de decisión en los acuerdos financieros, operativos y/o comerciales que se adopten o que ejerza otra forma de control de la sociedad; la persona natural que ocupa el puesto administrativo superior o el representante legal, entre otros.
Según lo informó la Dirección Nacional de Registros de la Corte Suprema Justicia a través de la Circular No. 008-2021. Es importante considerar que la declaración y actualización se realizan por orden alfabético de acuerdo con la letra inicial de la denominación y/o razón social de la sociedad, para ello debemos tener presentes las siguientes fechas:
- Sociedades constituidas después del 19 de abril 2021: 30 días calendario.
- De la letra A hasta la H del 19 de abril al 18 de octubre de 2021
- De la letra I a la Z del 19 de octubre de 2021 al 18 de abril de 2022
Para cumplir con las nuevas obligaciones derivadas del Registro de Beneficiario Final, las sociedades mercantiles deben:
1. Actualizar la información básica en el Registro Mercantil.
2. Designar a una persona natural nacional o residente en Nicaragua para que se encargue de realizar el Registro del Beneficiario Final en caso de que la declaración no la pueda realizar el Representante Legal. El poder deberá inscribirse.
3. Crear cuenta de usuario (Perfil Empresarial) y solicitar credenciales de acceso al Registro de Beneficiario Final.
4. Declarar la información del Beneficiario Final en el plazo establecido conforme a los criterios, de forma completa en el respectivo formulario (en un mismo acto).
5. Identificar correctamente al Beneficiario Final.
6. Adjuntar a la declaración del Beneficiario Final los documentos soporte.
7. Proporcionar en el tiempo establecido la información requerida por parte de las autoridades competentes.
8. Conservar por un plazo no menor de 5 años, documentos, archivos y correspondencia que acrediten o identifiquen adecuadamente a los beneficiarios finales.
9. Las sociedades que se disuelvan y liquiden también deberán conservar su documentación durante el mismo plazo.
10. Actualizar la información del Beneficiario Final cuando exista algún cambio, incluyendo el cambio de la persona designada para efectuar la declaración.
La actualización de la información de conformidad con la Normativa de Funcionamiento del Registro del Beneficiario Final se deberá de realizar cada 12 meses calendario de forma ordinaria, y de manera extraordinaria cuando se produzca cualquier cambio que modifique o reforme el pacto constitutivo de la sociedad, que afecte la información básica y la determinación e identificación del Beneficiario Final.
Este proceso de actualización y declaración es de carácter absolutamente obligatorio, y de no cumplir con el mismo las sociedades están sujetas a sanciones.
Las sanciones pueden ser desde la publicación del incumplimiento, multas – de cien hasta mil quinientas unidades-, hasta la inmovilización del tráfico registral mercantil.
Escrito por:
Didier Alemán
Asociado