P: ¿QUIÉNES DEBEN USAR LA FIRMA ELECTRÓNICA?
R. Todos aquellos cuyas diligencias tengan el potencial de hacerse por medios tecnológicos o que estén sujetas a las condiciones de sus contra partes. (Exceptuando menores de edad e incapaces). Además, tanto el propietario del documento como el firmante deben tener las mismas condiciones tecnológicas para realizar este tipo de firma.
P. ¿PUEDO YO, COMO PERSONA NATURAL, UTILIZAR FIRMA ELECTRÓNICA CERTIFICADA?
R. Si, de hecho para ciertos trámites que involucren concesión de derechos, contrataciones, será necesario contar con una firma electrónica certificada.
P. ¿SERÁ OBLIGACIÓN USAR LA FIRMA ELECTRÓNICA SIMPLE O CERTIFICADA?
R. No.
P. ¿SE PUEDE HACER USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA Y DE LA MANUSCRITA?
R. Si, para ciertos documentos que requieren una solemnidad especificada en la Ley es necesario hacer uso de la firma manuscrita, sin que esto discrimine el uso de la firma electrónica en otros asuntos.
P. ¿QUIÉN EMITE LAS FIRMAS ELECTRÓNICAS Y LOS CERTIFICADOS DIGITALES?
R. La Ley presenta la figura del Proveedor de Servicios de Certificación Electrónica, cuyo actuar, obligaciones y derechos están regulados por esta Ley y la Unidad de Firma Electrónica del Ministerio de Economía.
P. ¿DEBES TENER O COMPRAR UN SOFTWARE ESPECIAL PARA USAR TU FIRMA ELECTRÓNICA?
R. El proceso de obtención de una firma electrónica deberá incluir el software y la capacitación en el uso, el cual será regulado en el reglamento de la Ley de Firma Electrónica.
P. ¿TIENE FECHA DE VALIDEZ Y CADUCIDAD LA FIRMA ELECTRÓNICA CERTIFICADA Y LA SIMPLE?
R. Sí, los períodos de vigencia serán negociados entre el cliente y el Proveedor de Servicios de Certificación Electrónica bajo los lineamientos establecidos por la Unidad de Firma Electrónica.
P. ¿LOS CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS SE VENCEN?
R. Si, y es también tarea del Ministerio de Economía por medio de la Unidad de Firma Electrónica regular estos períodos bajo el acuerdo entre el cliente y el Proveedor de Servicios de Certificación Electrónica.
P. ¿QUÉ TIPO DE DOCUMENTOS SE PUEDEN FIRMAR ELECTRÓNICAMENTE?
R.Todos aquellos documentos que la Ley no exija una firma física, como lo son las actas de matrimonio, convenios, divorcios, herencias, entre otros.
P. ¿DEBE ESTAR EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN ALGÚN FORMATO ESPECIAL?
R. Podrá funcionar con toda herramienta de procesamiento y edición de texto que tenga la funcionabilidad de realizar tal acción: Microsoft Office, Lotus Document, Adobe Acrobat (más no así Adobe Acrobat Reader).
P. ¿DEBES USAR LA MISMA COMPUTADORA PARA FIRMAR ELECTRÓNICAMENTE UN DOCUMENTO?
R. Como una buena práctica de seguridad y protección de la firma electrónica se debe realizar el proceso de la firma electrónica en la menor cantidad posible de computadoras, así serán menos los equipos donde quedará registrada dicha firma.
P. ¿SE PODRÁN FIRMAR LOS CORREOS ELECTRÓNICOS?
R. Si, los correos electrónicos son considerados como un mensaje de datos y su contenido puede ser firmado electrónicamente por el emisor.
P. ¿POR QUÉ SE DEBEN REGISTRAR LAS AUTORIDADES CERTIFICADORAS?
R. Las autoridades certificadoras deben registrarse ante la Unidad de Firma Electrónica del MINEC para garantizar el cumplimiento técnico y administrativo que les permita emitir los certificados electrónicos con equivalencia jurídica. Se va a velar porque cumplan los requisitos técnicos emanados por la Unidad de Firma Electrónica y que se sometan a la evaluación para respaldar la competencia técnica y credibilidad de los entes acreditados.
P. ¿POR QUÉ MI CERTIFICADO DE FIRMA NO PUEDE USARSE PARA ENCRIPTACIÓN DE ARCHIVOS?
R. Los certificados de firma electrónica no pueden usarse para encripción porque no mantienen respaldos de su llave privada. En caso de utilizar un certificado de firma electrónica para encriptar, entonces si se pierde el dispositivo criptográfico o se emite uno nuevo, todos los documentos encriptados con ese certificado se perderían.
P. ¿DÓNDE SE REALIZA EL PAGO DEL ARANCEL PARA ACREDITACIÓN Y RENOVACIÓN?
R. Cualquier institución financiera avalada por la Superintendencia del Sistema Financiero para pagos a nombre del Fondo General de la Nación.
P. ¿CUÁL ES EL COSTO PARA ACREDITACIÓN COMO AUTORIDAD CERTIFICADORA?
R. Las tasas aplicables serán las siguientes:
a) La inscripción causará en concepto de pago de derechos, el equivalente a cuatro salarios mínimos mensuales del sector comercio y servicio.
b) Por renovación anual, la tasa aplicable corresponderá a dos salarios mínimos mensuales del sector comercio y servicio.
P. ¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA?
R. Ahorro de Costes: Gracias a la firma electrónica, ya no necesitarás recurrir a envíos postales para que sus clientes estampen sus firmas manuscritas en los documentos. Tampoco tendrá que desplazarte para recoger esos documentos.
Ahorro de Tiempo: Las aplicaciones de firma electrónica permiten distribuir, visualizar y firmar cualquier documento completamente en línea (online). Gracias a esto, un trámite de firma que antes necesitaba días, ahora puede resolverse en minutos.
Ahorro de Espacio: Ya no es necesario imprimir los documentos para que su archivo sea legal. El hecho de poder conservar los documentos en formato digital hace innecesaria la existencia de un archivo físico de documentos, para este propósito.
Ayuda al Medioambiente: El consumo de papel implica tala de árboles. Ello provoca dos efectos colaterales: un aumento de la producción de CO2, y una disminución de la capacidad de absorción. En resúmen, más contaminación.
Mejora del Nivel de Servicio: Permitiendo la firma en línea (online), puedes estar evitando a tus clientes un desplazamiento para firmar y un valioso tiempo de espera, mejorando su nivel de satisfacción.
Mayor Seguridad: Actualmente, la tecnología permite suplantar fácilmente una firma manuscrita. En ese sentido la firma electrónica es una tecnología mucho más segura.
Mayor Control sobre el Archivo: Firmar los documentos en papel nos obliga a mantener un archivo de documentos firmados. Con la implementación de la firma electrónica todos los documentos quedan custodiados en el mismo entorno, facilitando su localización.
Para más preguntas, no dudes en escribirnos a info@lexincorp.com