Empecemos porque el tiempo de transformarse para todas las empresas ya no se habla en un tiempo a futuro, sino que ya es un tema de la actualidad donde los clientes son cada vez más exigentes y ofrecerles un buen servicio, requiere tecnología.
Pero, debemos usar esta tecnología para resolver problemas, pues muchas de ellas son complejas para todo el equipo y en lugar de restarles tiempo (un bien preciado para los abogados) les suma tiempo adicional a sus labores diarias. Lo bueno de este 2021 es que ya muchos despachos se muestran receptivos a innovar y no necesitan un abogado robot sino contar con lo fundamental y básico de manera bien aplicada.
¿Cómo tener lo fundamental y básico en un despacho?
Debemos plantearnos que toda tecnología y cambios en general deben tener: una base, prueba y error y trabajo en equipo, que consolide todos los esfuerzos a la hora de ponerlos en práctica para que sea eficiente.
Si se trata de documentación digital, la organización completa debe estar bien capacitada para acceder a estas bibliotecas virtuales por áreas legales, cliente, presupuesto, expediente, etc. Que permita que el manejo de la información sea la correcta para agilizar procesos y facilite que todos puedan trabajar en la oficina o haciendo teletrabajo. No olvidemos que en la pandemia fue la única alternativa y no se puede dejar de lado el estar preparado ante cualquier otro imprevisto.
Es fundamental también tener un único sistema digital donde la información clave del negocio esté centralizada ya que el tener un mismo programa de almacenamiento y canal de comunicación, es clave para evitar inconvenientes y mantener el buen servicio al cliente conociendo todo lo básico como la ficha del cliente, expedientes activos, facturación, etc.
Se habla de omnicanalidad en la que podemos contactar al cliente por todos los medios posibles, ofreciendo la misma calidad de servicio, pero es conveniente tomar en cuenta que para un despacho de abogados la cantidad de tecnologías a utilizarse debe mantenerse en lo esencial ya que puede pasar que tanto el abogado o el cliente tengan muchas formas posibles de tener un contacto que incluso duden por cuál medio hacerlo o se pierda el mensaje, cuando esto debería ser lo más simple posible.
Todo proyecto de transformación e innovación digital, debe ayudar a que el tiempo de trabajo que toman casos complejos como fusiones y adquisiciones, se vea reducido y que su rol y funciones vaya alineado a los objetivos de negocio de la firma. Pero este proyecto no solo implica abogados, sino de un equipo digital encargado de guiar a todos en ese proceso de cambio. Posiblemente ya muchos despachos cuenten con lo anteriormente expuesto, pero para el resto de firmas que no lo hayan hecho esto puede ser lo ideal para mejorar su competitividad en el mercado de servicios legales. De igual forma es importante que este plan se actualice permanentemente, pues la tecnología también va cambiando y continuamente encontramos algo novedoso que debe ajustarse a las necesidades de cada negocio.
En resumen, cuando leemos en muchos artículos sobre “transformación digital” no se trata solo de comprar el mejor equipo de computadoras, conseguir más espacio en la nube, atender a clientes por videollamadas o tener un software novedoso, sino que implica un cambio en la mentalidad de todo el equipo generando un nuevo tipo de ‘cultura de innovación’ y se trata de una apuesta que incluye nuevos métodos de trabajo que saquen todo el potencial de la innovación para mejorar. No sería conveniente invertir en tecnologías que no se usen, cuando esta debe ser un soporte para todos y cada firma debe aplicarla según las necesidades del equipo y de sus clientes.
Para los despachos de abogados, innovar es aún un reto, pero muchos negocios de otras áreas han logrado aplicarlo de manera exitosa, sin dejarla de lado, sin tenerle miedo, sin prisa y sin pausa.
Artículo escrito por: Michelle Portillo
